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业界专家为你解锁远程办公的正确姿势

业界专家为你解锁远程办公的正确姿势

在看今天的文章之前,我们先来做一个调研:

当前,部分企业由于客观原因已开始复工。不过,对于复工后的工作模式,每家企业的选择不尽相同。根据智联招聘近日发布的《2020年春节企业复工情况调研报告》,复工后,42.3%的公司选择在公司办公,34.8%的公司尚未决定工作模式,5.1%的公司倾向于让员工继续申请休假,仅有17.8%的公司倾向于让员工在家办公。

与企业相比,员工对于在家办公的模式更为推崇,超过50%的受访员工呼吁在家办公。如何做好远程办公?在家办公有何影响?远程协作行业前景如何?下面三位中欧校友均是远程办公领域的创业者或实践者,针对上述问题,他们将分享个人的洞见。

企业如何做好远程办公?

针对这次特殊的隔离办公协同场景,我建议大家尽量做到以下七点。

第一,明确工作时间。即使隔离在家,也需要有一个上下班时间规范,让“到岗”和“离岗”这个过程更加显性。在家办公节省了通勤时间,可以让团队在排班时具有更强的弹性。

第二,明确工作任务。出于提高协作效率的目的,远程工作通常要求工作任务的分配、接收和沟通有更清晰的结构,能够一次阐明的就不再做分散沟通。一个相对完善的工作任务信息应该包括任务所指向的目的、任务描述、任务要达成的结果、完成时限以及成员构成,包括单一的明确的负责人。如果有冲突性任务存在,还需要给出任务优先级。任务一旦开始执行,围绕任务执行进度、问题和计划的沟通就要基于这个书面记录。通过统一使用某个任务协作平台,让相关的沟通内容能够统一汇总到一起。

第三,明确响应和反馈时间。远程办公最明显的阻力在于同事之间对响应时间的期待变得不确定,带来的负面结果是成员会怯于提出问题,同时又增加焦虑感。解决这个问题最重要的沟通方式是“明确响应时间要求”。当然,反馈和响应并不都是越快越好,而是根据工作性质给出合理的缓冲时间。因为企业中彼此协作的关系链有时候会很多,所以这个约定一般应该由下至上进行,而不是从公司层面进行统一规定。

业界专家为你解锁远程办公的正确姿势(图1)

第四,明确汇报模式。汇报的约定包括汇报频率和汇报内容。汇报频率可以根据工作的性质来决定,汇报内容可根据如下步骤展开:工作进度(Progress)、遇到的问题(Problem)以及下一周期的工作计划(Plan)。无论是何种工作,用这个框架来进行汇报的效果肯定不会差。另外,工作汇报在一定范围内公开透明,尽量让所有人都知道每位成员的汇报内容,而不是只给经理人员的管道式汇报。

第五,检查监督不能完全缺位。即使在倡导“自我管理”的互联网公司,“检查和监督”也不能完全缺位,因为任何人都很难做到绝对的自律。而自律的本质来自“他律”,也就说我们的自律度很大程度上来自对他人态度的顾忌。所以,每个远程协作的团队都可以事先达成检查监督机制的约定。这种约定可以简化到单纯地提交工作成果,也可以严苛至每小时视频签到,松紧程度取决于工作的性质和团队要达到的目标。

第六,特殊情况事先约定。对于特殊情况如同事生病、受疫情影响、有事要在工作时间离岗等,最好都有事先的计划和约定。无法事先列举的,也可以有一个综合的解释机制。

第七,清晰地传达“隔离时期办公约定”。管理者要通过各种方式把隔离期间的工作任务、办公约定等清晰地传达给团队的每一个人。疫情期间远程办公,是培训团队成员“自我管理”能力的一个极好的场景。

远程办公对企业有何影响?

远程办公会对企业提出两个挑战。第一,对企业的沟通效率要求更高。大家集体办公时主要是面对面沟通,而远程办公时主要是通过文字沟通,内容必须精准、简练,不能再像开会时那样长篇大论。第二,对团队的“慎独”能力要求更高。所谓“慎独”,就是个人在独处时依然能约束和管理好自己。集体办公时,有的人不免会随大流甚至浑水摸鱼。但远程办公时,这些问题就会暴露出来。所以,在疫情期间远程办公可考验团队的“慎独”能力。

员工远程办公时不能高效地完成工作,主要有两方面的原因:首先是自制力不强,长期来看这对企业发展是不利的;其次是Ta的上司管理能力欠佳,员工不在身边就无法对其进行有效的管理。这些情况在集体办公时不太容易被发现。所以,企业与其将远程办公当作挑战,不如当作一次综合提升团队能力的契机。

业界专家为你解锁远程办公的正确姿势(图2)

一家成熟的企业,一定要具备远程办公的能力。例如现在越来越多的企业选择“走出去”,海外公司如何与国内公司保持高效协同?这就需要优秀的远程协作能力。可以说,远程协作能力是核心能力的一部分,它的重要性在未来将会越发凸显。

当然,这并不意味着远程办公会成为主流的工作模式。长期来看,集体办公依然是主要的办公模式,这一判断主要基于两个原因。首先,高效的远程办公有一个重要前提,那就是大家已经在集体办公时形成了共识。如果团队成员之间素未谋面,线上协作就会困难重重。特别是人员规模超过50人时,情况就更加复杂。其次,远程办公虽然可以考验团队的“慎独”能力,但我们不能把人性置于长期的考验之中,最终还是要回归到集体办公,利用集体的力量来约束彼此。

远程办公行业前景如何?

此次疫情某种程度上是一个分水岭。疫情发生之前,是否采用远程办公更多是企业管理者的理念问题,某些管理者出于集中管理员工或者保护数据安全的需要,不采用远程办公的模式。但疫情的爆发,倒逼了更多的管理者去思考远程办公的必要性。

我认为远程办公行业并不会因为疫情而在短期内迎来爆发,反而会经历一个短暂下行再反弹的过程。由于受疫情的影响,部分企业尤其是中小企业付费能力会下降,所以B2B远程办公应用2020年前两季度的销售额大概率会下降,但在后两季度会强势反弹。

业界专家为你解锁远程办公的正确姿势(图3)

从行业整体来看,国内远程办公领域目前还处于比较艰难的早期阶段。虽然该领域的很多创业者都将自己的公司和美国的同类企业对标,但两国的市场环境和客户的付费能力并不一样。国内客户企业的付费意愿相对较弱,使得远程办公行业企业收入较低。收入低,就没有能力去开发更好的产品,这又进一步削弱了客户企业的付费意愿。可以说,中国当前的企业服务行业并没有处于一个良性循环之中。

当然,我们也要看到一些积极的因素,例如此次疫情唤醒了很多企业使用远程办公应用的意识。即便是美国市场,也经历了比较长时间的摸索才发展成熟。我相信,国内的摸索期与之相比会短很多,因为国内的需求量更大,路径更明确。也许未来5-8年内,中国远程办公行业的发展就可赶上美国同业的水平。

业界专家为你解锁远程办公的正确姿势(图4)



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标签: 远程办公
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